ALV - Verslag

Notulen Algemene Ledenvergadering Park Hoeven 28 mei 2024

1.  Opening.

Om 20.00 uur opent de voorzitter de vergadering. In het clubgebouw zijn 42 leden aanwezig, inclusief bestuursleden. De presentielijst is gescand opgeslagen.

Afwezig met kennisgeving: Eddy Janssen, Mirjam Stroetenga, Daan van Erp, A.L. Wassink, George Stiekema, Rob van Leeuwen, Jeanne Stout, Kees-Jan Leliveld, Arnold Moolhuizen, Tinus Brekelmans, Ellen Oonincx.

Aanwezige bestuursleden: Yvonne Kooijmans (Voorzitter), Gerard van der Ven (Facilitair) en Janette van der Vleugel (Secretaris).

2.  Ingekomen stukken en mededelingen.

a. E-mail Elly Heij d.d. 7 mei 2024 m.b.t. wijnglazen.

b. E-mail Tineke de Best d.d. 22 mei 2024 m.b.t. werkzaamheden tijdens bardiensten.

Bovengenoemde onderwerpen komen later aan bod bij punt 9.1 Bardiensten.

3.  Vaststellen verslag ALV van 28-11-2023.

Dit verslag is gepubliceerd op onze website www.parkhoeven.nl en ligt voorafgaand aan deze      ALV ter inzage in het clubgebouw. Er zijn geen vragen, op- en/of aanmerkingen en hiermee  zijn de notulen unaniem goedgekeurd.

4.  Jaarverslag 2023.

A.        Algemeen

Het jaarverslag 2023 is gepubliceerd op onze website en ligt voorafgaand aan deze ALV ter inzage in het clubgebouw.

Yvonne neemt het woord en licht toe hoe op het gebied van sport steeds meer verbinding ontstaat tussen de kernen Uden, Volkel, Odiliapeel, Zeeland, Schaijk en Reek. Zo werden in 2023 voor de 2e keer de Udense Clubkampioenschappen georganiseerd door Park Hoeven, LTC Uden en TC Volkel voor zowel de senioren als de junioren. Ook de jeugdcommissies van de Udense, Zeelandse, Schaijkse en Reekse verenigingen hebben wederom samen een Maashorstactiviteit georganiseerd waarbij bij de diverse verenigingen sportieve activiteiten in verschillende leeftijdscategorieën plaatsvonden.

 Het ledenaantal bleef in 2023 vrij constant: op 01-01-2023 was het ledenaantal 721, op 01-01-2024 was dat 728.  

In 2023 ontving Park Hoeven een mooi bedrag terug op de energiekosten, waarmee de energiekosten naar verwachting binnen de begroting blijven. Tevens is een deel BOSA subsidie uitgekeerd als gevolg van de investeringen in led verlichting en renovatie van baan 5 en 6 in 2022.

B.       Commissie Facilitaire Zaken

Bardiensten

2023 was het eerste jaar na de Coronaperiode dat het park weer het hele jaar volledig open mocht zijn. Op een enkele sluiting van de horeca na is het gelukt om alle bardiensten ingevuld te krijgen, al was dit niet altijd even gemakkelijk, aldus Gerard.

 Onderstaand enkele cijfers:

In totaal waren er in 2023 1.702 bardiensten.

231 bardiensten waren afgekocht aan de vereniging.

23 leden hebben een hapjes-/tafel en/of klusdienst gedaan i.p.v. een bardienst.

Facilitaire zaken

Op dit gebied was het een rustig jaar. De maandagochtend onderhoudsploeg heeft het park weer netjes onderhouden.

C.       Commissie Toernooien en Recreatieve Zaken

In verband met afwezigheid van Arnold neemt Janette het woord. De recreatiecommissie is zeer tevreden over 2023. Alle activiteiten werden goed bezocht.

De diverse clubjes hebben het seizoen inmiddels afgesloten met een gezellige ochtend of middag met een hapje en een drankje. Helaas was er vorig jaar geen interne competitie vanwege te weinig aanmeldingen. Gelukkig is er inmiddels een groepje dames opgestaan met nieuwe ideeën om de interne competitie weer nieuw leven in te blazen, maar daarover later meer. Fijn als groepjes leden dit soort initiatieven oppakken!

Sponsor Hubo heeft de winkel in Uden gesloten, en is na vele jaren geen hoofdsponsor meer van het Lentetoernooi.

D.       Jeugdcommissie

Anke en Letty lichten de belangrijkste activiteiten voor de jeugd toe:

Park Hoeven heeft op dit moment ruim 100 jeugdleden. Diverse teams hebben meegedaan met de competitie. Een aandachtspuntje is dat er soms tijdens de competitiezondagen geen bardienst is.

Het Gees Terband Toernooi in de herfstvakantie kreeg te maken met een kleine terugloop in het aantal deelnemers. Ook bij de activiteitenweek die tijdens dit toernooi werd georganiseerd door Joffe van der Heijden zagen we een afname van deelnemers ten opzichte van voorgaande jaren.

Het Ouder-Kind toernooi vond plaats in maart en was daarentegen een groot succes. Dit jaar voor het eerst konden ook senioren zich aanmelden met een (buur-)kind, neefje, nichtje enz. jonger dan 18. 

Voor de tweede Maashorstactiviteit, georganiseerd voor de jeugd van Reek, Schaijk, Zeeland en Uden was nog niet heel veel belangstelling.

 Edwin van Gastel vraagt aan de jeugdcommissie hoe bij de jeugd de verhoudingen liggen tussen het aantal tennissers en het aantal padellers.

Anke geeft aan dat dit ongeveer 30 padellers en 100 tennissers zijn. Enkele junioren spelen zowel tennis als padel.

E.       Commissie Competitie en Trainingen

In verband met de afwezigheid van Eddy Janssen neemt Yvonne het woord. Ook in 2023 hebben weer veel senioren- en jeugdteams met veel enthousiasme meegedaan aan de competitie voor zowel tennis als padel. Park Hoeven wil de competitie blijven bevorderen. De inschrijving voor de najaarscompetitie staat inmiddels weer open.

 Yvonne bedankt alle commissies voor hun inspanningen en geeft aan dat het jaarverslag van 2023 op de website van Park Hoeven nog eens nagelezen kan worden.

5.  Balans- en resultatenrekening voor het verenigingsjaar 2023.

Helaas heeft onze vereniging sinds mei 2023 geen penningmeester, en is er nog geen definitieve jaarrekening. Yvonne licht daarom dit onderdeel toe: Enkele potentiële kandidaten haakten helaas voortijdig af. Sander van der Ven heeft inmiddels het opstellen van de jaarrekening 2023 naar zich toegetrokken. Uiteraard wordt de boekhouding bij afwezigheid van een penningmeester tóch gecontroleerd. Met het huidige team proberen we alles te realiseren. De jaarrekening zal nog in een (extra) ALV worden besproken.

Daan Jans vraagt zich af hoe wordt beoordeeld of de vereniging financieel gezond is. Yvonne geeft aan dat de meeste boekingen zijn gedaan en dat we er op terug zullen komen. Paul Janssen wordt bedankt voor zijn inspanningen met betrekking tot de betalingen. Applaus voor Paul en Tineke!

6.  Bevindingen van de kascontrolecommissie voor 2023.

De kascontrolecommissie zal worden benaderd zodra de jaarrekening is opgesteld.

7.  Benoeming van de kascontrolecommissie voor het verenigingsjaar 2024.

De kascontrolecommissie 2023 bestaat uit Ary Stuifbergen, Leo van Berkel en Richard de Gier. Richard is aftredend en niet herkiesbaar. De kascontrolecommissie voor 2024 zal worden benoemd nadat de jaarrekening van 2023 is opgesteld en goedgekeurd.

8.  Verkiezing bestuursleden.

In verband met het kleine aantal bestuursleden heeft het bestuur besloten dat de huidige bestuursleden nu niet zullen aftreden en/of herkozen kunnen worden.

Voor de volgende bestuursfuncties zijn vacatures ontstaan:

• Penningmeester. Alle ideeën over deze vacature zijn welkom. Momenteel zijn al veel praktische taken verdeeld. Een penningmeester is verantwoordelijk voor de jaarrekening.
• Voorzitter Jeugdcommissie. Momenteel is Janette van der Vleugel waarnemend voorzitter van deze commissie.
• Voorzitter Squash en Padel. Wordt waargenomen door Eddy Janssen.
• Voorzitter Commissie Toernooien en Recreatieve Zaken. Arnold Moolhuizen neemt medio 2025 afscheid als vrijwilliger.

Daan Jans wil graag weten hoeveel tijd een functie als bijvoorbeeld voorzitter CTRZ kost.

Yvonne geeft aan dat alles nu wel staat. De voorzitter CTRZ is eveneens bestuurslid en vergadert éénmaal per maand met het bestuur. Verder is hij/zij betrokken bij de organisatie van o.a. toernooien en de vrijwilligersavond. Dit betekent dat er soms piekmomenten zijn.

9.  Voorstellen en berichten van het bestuur.

9.1      Bardiensten

Geautomatiseerd.

Nadat Theo van de Donk afscheid heeft genomen is er veel bij Gerard op zijn bordje gekomen. Gerard laat weten dat de bardienstplanning steeds meer geautomatiseerd wordt. Automatisering m.b.t. de voordeur en de toegangspoort is in gang gezet. De connectie tussen de KNLTB ClubApp en het openen van de poort is nog niet helemaal rond.

Tekort aan vrijwilligers.

Momenteel zijn er veel problemen met het invullen van de bardiensten. Gerard worstelt hier dagelijks mee. Vooral de sluitdiensten zijn lang niet altijd ingevuld, waardoor het zou kunnen gebeuren dat de bar om 21.00 uur moet sluiten, wat uiteraard omzet gaat kosten.

Onderhoud bar (mail Tineke de Best)

Tineke heeft opgemerkt dat o.a. koelkasten en theedozen niet altijd worden aangevuld en tafels en afvalbakjes niet altijd worden schoongemaakt. En dat terwijl er veel bardiensten zijn waarbij alleen af en toe een kopje koffie geschonken wordt. Van VBM-ers zou best wat meer verwacht mogen worden. Gerard vult aan dat de ordner met werkinstructies nauwelijks wordt bekeken. Sommige VBM-ers storen zich eraan dat het horecagedeelte er niet altijd netjes en schoon uitziet en doen extra veel tijdens hun dienst. 

Het verzoek aan de VBM-ers is ook om zoveel mogelijk bardiensten in de avonden in te plannen, omdat in de avonduren de meeste omzet wordt gegenereerd.

Een optie is ook om bardienst te verplichten en afkopen niet meer aan te bieden.

 Naar aanleiding van het onderwerp “Bardiensten” komen er veel ideeën vanuit de aanwezige leden:

 - Alex Riezebosch vindt dat 3 bardiensten, en eventueel meer, verplicht gesteld mogen worden. Eventueel met betere vergoeding.

 - Edwin van Gastel merkt op dat een vereniging staat met de leden. Men hoeft niet altijd betaald te worden. Met de ALV worden te weinig leden bereikt.

 - Volgens Leo van Berkel zou er een breder bereik moeten zijn. Leden die tijdens de ALV’s aanwezig zijn zetten zich al wel in. Bestuur zou de bardiensten moeten invullen voor de leden die dat zelf niet doen. Tineke geeft aan dat iedereen die in juli nog geen bardiensten heeft ingevuld en incasso ontvangt. Helaas wordt deze regelmatig gestorneerd en kost dit veel tijd en moeite.

- Hans Hurkens is voorstander van een beloningssysteem met vergoedingen, wat volgens hem beter is dan “straffen”.

- Tonny Tielemans merkt op dat afkopen bij een bardienstmedewerker vaak goedkoper is dan via de vereniging.

- Elly Heij stelt voor om tegenover een afsluitdienst een hogere vergoeding te zetten. Volgens Yvonne zou dat een oplossing zijn als we daardoor meer vrijwilligers zouden krijgen.

- Daan Jans bevestigt nogmaals dat de piekopbrengst niet overdag is en dat focussen op de avonden belangrijk is. Mensen die “niets” doen beter niet afstraffen maar opleiden.

- Maikel vindt dat we met een vereniging van ruim 700 leden, waarvan zo’n 400 leden bardienst draaien, best 4 bardiensten per persoon zouden kunnen invullen.

- Daan Jans oppert dat een koffieautomaat, waarbij koffie/thee direct betaald kan worden met een bankpas wellicht ook nog een optie is. Er is dan geen bardienst nodig. Gerard geeft aan dat daarover al nagedacht is door het bestuur. Er zou dan een koffieautomaat buiten moeten hangen die ook onderhouden moet worden. Het is wellicht een volgende stap waarbij het paviljoen overdag op bepaalde momenten gesloten is, maar men wél kan squashen, douchen en gebruik kan maken van het toilet.

Momenteel heeft automatisering van processen voorrang.

 Instagram, waar de Jeugdcommissie om heeft gevraagd, wordt ook meegenomen. Dit zal t.z.t. aan de website worden gekoppeld, aldus Yvonne.

 Ter afsluiting van deze discussie geeft Yvonne aan dat er mooie ideeën zijn ontstaan en dat het goed zou zijn als er een nieuw clubje ontstaat dat hierin de kar wil gaan trekken. We kunnen Gerard hier in zijn eentje niet langer verantwoordelijk voor houden. 

9.2      Vernieuwing

- Koffie: De optie “bonenkoffie” wordt onderzocht. Prijs voor bonenkoffie zal iets hoger liggen en een bonenmachine vergt iets meer onderhoud.

- Ton Duurland merkt op dat de melkstaafjes vaak hard zijn. Er liggen tegenwoordig ook melkcupjes. Yvonne verwijst Ton naar Hans Cuppers die de inkoop doet.

- Wijn (mail Elly Heij): door verschillende leden is het voorstel gedaan om voortaan wijn te schenken in representatieve en grotere glazen. Voor speciaalbiertjes zijn immers ook mooie glazen beschikbaar. Er is dan ook besloten om grotere glazen aan te schaffen en over te gaan op kleine wijnflesjes. Prijs per flesje zal circa €4,50 - €5,00 worden.

 - Speciale drankjes: Er is vraag naar speciale “damesdrankjes” zoals Somersby. Gerard gaat dit bekijken.

 - Nieuwe stoelen: Er zijn 40 nieuwe terrasstoelen besteld. Deze komen volgende week binnen. Huidige terrasstoelen zijn versleten. Er gaan 4-5 stoelen per week stuk.

Yvonne sluit dit onderdeel af met de vraag of er misschien leden zijn die een rol willen spelen bij de organisatie van de Horeca. Graag aangeven bij het bestuur.

9.3      Automatisering 

Edwin van Gastel legt uit waar op dit moment aan gewerkt wordt, wat automatisering betreft. Het hele automatiseringstraject is ingezet tijdens de Corona periode. Momenteel werken we met het pakket E-Captain. Dit wordt omgezet naar het automatiseringspakket van de KNLTB, zodat alles beter gekoppeld kan worden. Voor de boekhouding zal eerst het hele ledenbestand omgezet moeten worden, wat veel tijd  kost. De nieuwe website is momenteel nog niet live. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat vóór het einde van 2024 de administratie definitief omgezet kan worden.

Tineke stelt de vraag of schaduwdraaien een mogelijkheid is. Edwin geeft aan dat dat wel zou kunnen, en dat er training gegeven kan worden tegen een vergoeding.

Alex Riezebosch vraagt of de leden t.z.t. worden geïnformeerd over hoe alles werkt met de nieuwe website. Yvonne bevestigt dit.

9.4      Huishoudelijk Reglement 

Janette neemt het woord en vertelt dat eind 2023 de Statutenwijziging definitief is doorgevoerd, o.a. met de aanpassing van de naam van TSV Park Hoeven naar Park Hoeven. Deze naamswijziging is nu ook doorgevoerd in het Huishoudelijk Reglement. Tevens wordt hierin nu verwezen naar Tennis, Squash en Padel waar dit voorheen Tennis en Squash was. Zowel de Statuten als het Huishoudelijk reglement zullen op de nieuwe website ter inzage worden geplaatst.

Mocht iemand het Huishoudelijk Reglement nog eens helemaal willen controleren, mag dat natuurlijk altijd.

9.5     Schoonmaak 

De schoonmaak was voorheen niet naar wens. Jeanne Stout was bereid dit naar zich toe te trekken. Inmiddels is het contract met QPC opgezegd en is er een nieuwe samenwerking met SGF Diensten. Luuk Klösters is eigenaar van dit schoonmaakbedrijf en lid van Park Hoeven. Yvonne geeft aan dat iedereen met vragen en/of opmerkingen over de schoonmaak terecht kan bij Gerard, Jeanne zal hierbij betrokken worden.

 Tenslotte deelt Yvonne mede dat Gees Terband op 5 maart j.l. is overleden. Zij heeft veel betekend voor het (jeugd-)tennis in Uden. Tijdens het Gees Terband toernooi in 2023 bracht zij op 97-jarige leeftijd nog een bezoek aan onze vereniging. De familie heeft besloten dit overlijden “klein” te houden. Zoon Siebe Terband zou het toernooi in 2024 graag willen bezoeken.

 Vorige maand, in April, tijdens de jaarlijkse “Lintjesregen” werd Wim Verburg beloond voor het vele vrijwilligerswerk waarvoor hij zich al jaren voor de volle 100% inzet. Hij ontving een lintje uit handen van de nieuwe Burgemeester Hans van der Pas en is nu officieel Lid in de Orde van Oranje-Nassau. Gefeliciteerd!

Wim krijgt een mooie ingelijste foto overhandigd, namens Park Hoeven, en er wordt flink door alle aanwezigen geapplaudiseerd.

10. Voorstellen van de zijde van de leden.

Het afgelopen jaar is er helaas geen Intercompetitie georganiseerd, in verband met te weinig belangstelling. De intercompetitie op de woensdagavond was altijd een drukbezochte en gezellige avond op de tennisbaan en na afloop in het clubgebouw. Drie enthousiaste dames, Heidi, Anne en Kirsten vonden het erg jammer dat dit niet doorging, Zij hebben nu de draad opgepakt en proberen met een andere opzet tóch iedereen weer te motiveren om vooral mee te doen.

11. Rondvraag.

- Leo van Berkel heeft in de krant gelezen dat er niemand van Park Hoeven aanwezig was bij de Raad van State in verband met de padelbanen. Waarom was daarbij niemand aanwezig van onze vereniging?

Yvonne geeft aan dat Park Hoeven hiervoor geen uitnodiging had ontvangen. Mochten leden vragen hebben, mogen zij die altijd neerleggen bij Yvonne.

- Maikel vraagt of de vochtproblemen bij squashbaan 1 en 2 opgelost zouden kunnen worden. De vloer is hobbelig en de muren vertonen vochtvlekken. Wim blijkt hiervan op de hoogte te zijn en er wordt aan gewerkt.

Yvonne merkt op dat dit soort problemen altijd rechtstreeks bij de accomodatiecommissie mogen worden gemeld. Door de hoge waterstand zijn er ook in de kelder problemen ontstaan. Ook mogen de reclameborden van Hubo bij de squashbanen weg, nu Hubo geen sponsor meer is. Deze borden zijn donker, waardoor de squashbal soms slecht te zien is.

- Herman: De kascontrole commissie is nu niet nodig. Verschuift deze controle naar volgend jaar? 

Yvonne antwoordt dat de leden worden geïnformeerd als de jaarrekening is opgesteld.

- Daan specificeert nog even de exacte plek van het vochtprobleem bij squashbaan 1: links vooraan.

Tevens legt Daan de vraag neer of er een ballenkanon aanwezig is. Wim Verburg geeft aan dat er zelfs 2 ballenkanonnen zijn, maar dat er enige vaardigheid nodig is om deze te kunnen bedienen. De jeugdcommissie gebruikt deze ballenkanonnen weleens bij activiteiten.

12. Sluiting.

Voorzitter, Yvonne Kooijmans, bedankt iedereen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om 21.25 uur. 

Graag tot de volgende Algemene Ledenvergadering op dinsdag 26 november 2024!