ALV - Verslag

Notulen Algemene Ledenvergadering Park Hoeven 26 november 2024

1.           Opening

Om 20.05 uur opent de voorzitter de vergadering. In het clubgebouw zijn 35 leden aanwezig, inclusief bestuursleden. De presentielijst is gescand opgeslagen.
Afwezig met kennisgeving: Herman Heij, Elly Heij, Evert Bergers, Annemarie Bergers, Tineke Wassink, Lenie van Heusden,
Gidi Bullens, Jeroen Smulders, Yvonne van Deursen, Ary Stuifbergen, Ell Stuifbergen, Rob van den Akker, Eddy Janssen.

Aanwezige bestuursleden: Yvonne Kooijmans (Voorzitter), Gerard van der Ven (Facilitair), Arnold Moolhuizen (CTRZ) en
Janette van der Vleugel (Secretaris).

2.           Ingekomen stukken en mededelingen.

Er zijn geen ingekomen stukken en/of mededelingen.

3.           Vaststellen verslag ALV van 28 mei 2024.

Dit verslag is gepubliceerd op onze website www.parkhoeven.nl en ligt voorafgaand aan deze ALV ter inzage in het clubgebouw. Er zijn hierover geen vragen, op- en/of aanmerkingen en hiermee zijn de notulen unaniem goedgekeurd.

4.           Verkiezing bestuursleden.
4.1        Yvonne Kooijmans, aftredend/herkiesbaar

Yvonne maakt inmiddels al vele jaren deel uit van het bestuur, in eerste instantie als Secretaris en later als Voorzitter, en geeft aan dat zij haar functie nog steeds met veel   enthousiasme invulling geeft. Zij stelt zich dan ook herkiesbaar. Bij handopsteking stemmen alle aanwezige leden in met het aanblijven van Yvonne als voorzitter van onze vereniging.

4.2        Gerard van der Ven, aftredend/herkiesbaar

Gerard is al bijna 15 jaar bestuurslid bij Park Hoeven en laat weten dat hij wil aanblijven tot iemand hem wil vervangen. Bij            handopsteking stemmen alle aanwezige leden in met het aanblijven van Gerard als voorzitter van de Commissie Facilitair.

4.3        Vacature Penningmeester

Yvonne stelt Sander van der Ven voor als kandidaat voor de functie van Penningmeester.

Sander is geen onbekende, medio 2024 heeft hij voor Park Hoeven de jaarrekening opgemaakt, waarna hij heeft aangegeven de functie van Penningmeester op zich te willen nemen. Sander stelt zichzelf in het kort voor: de 28-jarige zoon van

Gerard van der Ven heeft diverse accountancy opleidingen succesvol afgerond en is sinds enkele jaren werkzaam als Assistent Accountant. Alle aanwezige leden stemmen bij handopsteking in met het aanstellen van Sander als Penningmeester.

4.4        Vacature Voorzitter Jeugdcommissie

Binnen de jeugdcommissie heeft op dit moment niemand de ambitie de functie van voorzitter invulling te geven. Alle leden van deze commissie hebben inmiddels vele jaren ervaring, waardoor deze commissie zelfstandig kan functioneren.

Janette van der Vleugel fungeert momenteel als interim voorzitter.

5.           Vaststellen begroting 2025

5.1        Begroting 2025

De begroting was voorafgaand aan deze vergadering door de leden opvraagbaar bij [email protected]

Sander licht de begroting toe:  Uitgangspunt voor de begroting zijn de eerste 9 maanden van 2024, kolom 3 op de begroting, waarbij enkele kwartaalinningen m.b.t. contributie nog moeten binnenkomen. De trainingskosten zullen de komende periode extra aandacht nodig hebben. Ten opzichte van 2023 zijn in 2024 de energiekosten beter onder controle na het afsluiten van een nieuw energiecontract.

Yvonne vult aan dat, na 3 fusiejaren, de Buitensportaccomodaties nu op het programma staan van Gemeente Maashorst. Op

4 december a.s. is er een bijeenkomst gepland, welke o.a. zal gaan over huur en pacht van de accomodaties. Yvonne en Janette zullen, namens Park Hoeven, aanwezig zijn bij deze bijeenkomst.

Mark Verschuren merkt op dat de inkomsten uit sponsoring niet hoger zijn geworden na het aantreden van de huidige                      sponsorcommissie. Yvonne geeft aan dat het deze commissie nog zoekende is naar de juiste wegen om te komen tot het opmaken van een contract. Er lopen op dit moment diverse contacten, zowel met bestaande sponsoren als met potentiële sponsoren. Van Tilburg blijft sponsor, evenals Van Tienen. Goede ideeën zijn uiteraard altijd welkom.

5.2        Vaststellen begroting 2025

Als er geen vragen meer zijn stelt Yvonne de vraag of hierbij de begroting vastgesteld kan worden. Alle aanwezige leden geven bij  handopsteking akkoord voor de begroting 2025.

5.3        Vrijwilligersvergoeding 2025

De vrijwilligersvergoeding blijft in 2025 gelijk met uitzondering van de vergoeding en puntentelling met betrekking tot de          bardiensten. Hierover meer bij punt 7.

5.4        Benoeming kascommissie 2025

Rob van den Akker heeft laten weten dat hij lid van de kascommissie wil blijven, evenals Joop van Oorsouw. Leo van Berkel zal    vervangen worden. Marc Janssen geeft in het voorbijgaan aan dat hij Leo wil opvolgen. De commissie voor 2025 bestaat hierbij dus weer uit 3 leden.

6.           Vaststellen Contributie en Trainingen 2025

6.1        Vaststellen contributie 2025

Met kleine stapjes zal de contributie jaarlijks verhoogd moeten worden i.v.m. de inflatiecorrectie. Het voorstel is om de contributie voor senioren en junioren met €5,00 per persoon per jaar te verhogen. De contributie voor niet-actieve en ondersteunende leden blijft in 2025 gelijk, evenals het lidmaatschap voor studenten.

Bij handopsteking gaan alle aanwezige leden hiermee akkoord. 

Letty van Lieshout merkt hierbij nog wél op dat €5,00 voor pupillen procentueel wel een behoorlijke verhoging is. Yvonne zegt toe dat de verhoging voor pupillen nog nader bekeken zal worden.

6.2        Evaluatie Alles-in-1 Jeugd

De huidige Alles-in-1 profielen voor de jeugd zijn voor zowel ouders, als kinderen, als de vrijwilligers die de administratie verzorgen duidelijk en overzichtelijk. Vooral de kennismakingsprofielen, waarbij kinderen 10 weken lang kennis kunnen maken met tennis/padel, lopen goed: 80% van de deelnemers stroomt door naar een passend profiel.

Tineke de Best laat weten dat ouders willen dat de 10 kennismakingslessen waarvoor zij betalen ingehaald worden als deze i.v.m. bijvoorbeeld regen niet kunnen doorgaan.

Yvonne antwoordt dat lessen zoveel mogelijk ingehaald worden, lessen die door omstandigheden niet kunnen doorgaan worden zoveel mogelijk doorgeschoven. Zij vraagt Tineke Ed Kooijmans en Eddy Janssen te informeren als ouders hierover niet tevreden zijn. Ed en Eddy hebben alles m.b.t. de trainingen duidelijk in kaart gebracht.

6.3        Kosten trainingen 2025

In de basis zullen de tarieven zoveel mogelijk gelijk blijven in het nieuwe jaar. De trainingskosten per uur voor tennis en padel worden voor senioren met €0,50 per uur verhoogd. De kosten voor squashtrainingen worden nog nader bekeken en zijn op dit moment nog niet bepaald.

De trainingstarieven voor de jeugd in het Alles-in-1 abonnement zullen in de basis gelijk blijven in 2025. De jeugdleden die twee keer per week trainen, en een korting/subsidie ontvangen zullen voortaan, in tegenstelling tot voorgaande jaren, achteraf gecompenseerd worden als zij hebben voldaan aan de voorwaarden: Deelname aan de Udense Clubkampioenschappen, deelname aan het Gees Terband Toernooi en de Competitie. Dit om te voorkomen dat jeugdleden wél profiteren van de korting, terwijl na afloop van het seizoen blijkt dat zij niet hebben deelgenomen aan de afgesproken toernooien en competitie. De doelstelling is dat jeugdleden die namens Park Hoeven deelnemen aan toernooien en competitie, hiervoor worden beloond.

Hiervoor is het belangrijk dat Joffe tijdig de planning m.b.t. de groepsindeling en de banen rond heeft, zodat het geheel administratief goed beheersbaar blijft, voegt Ed Kooijmans (trainingscoördinator) toe.

De kosten voor trainingen zijn over de gehele linie wat hoger vanwege de gelicentieerde trainers. Yvonne vraagt of alles duidelijk is, niemand heeft vragen over de trainingstarieven.

7.           Berichten van het bestuur

7.1        Bardiensten 2025

Gerard licht de opzet en waardering van de bardiensten toe:

In het nieuwe jaar vullen de seniorleden 3 of 4 verplicht bardiensten in en dienen hierbij minimaal 400 punten in 1 jaar te verzamelen, m.u.v. de vrijwilligers/commissieleden.

De puntenwaardering is hierbij als volgt:

Bardienst: (3 uur) 100 punten

Afsluitende bardienst: 133,3 punten

VBM-er vergoeding bardienst: €10,00, afsluitende bardienst € 15,00.

Afsluitdienst van 21.00 – 23.15 uur.

Zaterdag om 18.00 uur en zondag om 20.00 uur eindtijd bardienst.

Competitieteams zijn na de eindtijd zelf verantwoordelijk voor de bardienst.

Tafeldienst (3 uur): 100 punten

Hapjesdienst (3 uur): 100 punten

Met ingang van 1 januari 2025 zal een hapjescommissie tijdens toernooien en andere evenementen de hapjes gaan verzorgen.

Désirée Amukwaman gaat Gerard ondersteunen met de bardienstplanning.

In 2025 dienen alle bardiensten vóór 1 oktober ingepland te zijn. Seniorleden die hun verplichte bardiensten op dat moment nog niet hebben ingevuld ontvangen automatisch een factuur; de barcommissie gaat ervan uit dat zij hun bardiensten willen afkopen.

Alle bardiensten afkopen kan bij de club voor €100,00.

Ton Duurland vraagt of het laatste rondje ook om 22.45 uur geschonken kan worden in plaats van om 23.00 uur. Gerard antwoordt dat iedereen, dus ook de bardienstmedewerker, om 23.15 uur het clubgebouw moet hebben verlaten. De bardienstmedewerker geeft zelf aan wanneer hij of zij het laatste rondje gaat inschenken. Ton Duurland geeft aan dat het een veilig gevoel is dat de poort en de voordeur tegenwoordig automatisch afgesloten worden.

Letty wil graag weten of de bar tijdens de voorjaarscompetitie ook op feestdagen, zoals 2^e Paasdag, geopend is. Gerard geeft aan dat de feestdagen zijn ingepland.

Alex Riezebos heeft enkele keren een bardienst op zich genomen van iemand die niet kwam opdagen en vraagt hoe deze extra bardiensten worden beoordeeld. Wie krijgt dan de punten? Gerard antwoordt dat dit gemeld kan worden bij Gerard, maar dat óók het bardienstbriefje juist ingevuld dient te worden.

Tineke de Best vraagt wat er gebeurt bij openstaande bardiensten. Volgens Yvonne wordt dit meegenomen met de automatisering vanaf 13-12-2024.

7.2         Automatisering 2025

Yvonne laat weten dat vanaf 13 december 2024 de nieuwe website online zal staan. Deze nieuwe website is gebruiksvriendelijker, o.a. voor bardiensten, onderlinge communicatie en trainingen én de berichtgeving wordt professioneler.

Het nieuwe boekhoudprogramma (Twinfield/Basecone) zal met ingang van 1 januari 2025 van start gaan. De KNLTB profielen worden gekoppeld aan de boekhouding, wat de boekhouding transparanter maakt.

Tot en met 13 december 2024 kunnen leden via de huidige website nog inschrijven voor de voorjaarstrainingen. De facturatie zal vervolgens in januari 2025 plaatsvinden via het nieuwe boekhoudsysteem Twinfield/Basecone.

Sander voegt toe dat het binnen het nieuwe systeem gemakkelijker is om periodieke overzichten te maken. Accorderen kan middels vinkjes in het boekhoudprogramma en hoeft niet meer via mail of WhatsApp.

Het onderhoud van de nieuwe website ligt bij Edwin van Gastel en Rob van Leeuwen.

8.           Voorstellen van de zijde van de leden

Er zijn geen voorstellen van de zijde van de leden.

9.           Rondvraag

Opgave voor de rondvraag: Alex Riezebosch, Tinus Brekelmans, Maikel de Groot, Jeanne Stout en Henk Cissen.

- Jeanne wil graag weten of de maandagochtendgroep nog instructies krijgt i.v.m. het onderhoud van de nieuwe koffiemachine die       binnenkort geplaatst wordt.

   Gerard geeft aan dat het onderhoud niet ingewikkeld is, maar dat het wél consequent moet gebeuren, omdat de machine ermee       stopt als deze niet goed wordt onderhouden. Alles zal t.z.t. nog worden uitgelegd aan de maandagochtendgroep.

- Tinus heeft rond de zomervakantie een mail gestuurd over de slechte staat van de padelbanen. Gerard antwoordt dat er                         onderhoud moet plaatsvinden en zal hierop terugkomen.

- Volgens Maikel is er in het begin van het jaar schade ontstaan door lekkage in de ruimte van de squashbanen. Bovendien laat het       stucwerk bij de banen los. Wat gaat hiermee gebeuren?

   Wim Verburg neemt het woord en laat weten dat in 1^e instantie de kelder waterdicht gemaakt is. Daarna is de verstopping op             het dak bij squashbaan 1 verholpen. Volgens Wim zal een stucadoor ingeschakeld moeten worden voor het stucwerk.

   Yvonne Kooijmans geeft aan dat dit meegenomen wordt in het onderhoudsprogramma en de verzekering zal gecheckt worden.

   Maikel wil graag weten of er een stofzuiger in het clubgebouw aanwezig is om het zand en stof op de squashbanen weg te                     kunnen halen. Er is een stofzuiger aanwezig en Maikel is bereid de banen zelf schoon te maken.

   Gerard zal nagaan in hoeverre het schoonmaakbedrijf dit kan opnemen in het programma en wat de eventuele meerkosten                 hiervoor zouden zijn.

   Maikel zou graag zien dat er in de douches plankjes of rekjes zouden komen voor de shampoo. Volgens Wim is er bewust voor             gekozen om dat niet te doen. De muren zijn nu mooi strak en glad zodat deze goed schoon te houden zijn.

   Tenslotte wil Maikel graag weten of er nog steeds een sleutel gebruikt moet worden bij het afsluiten na de laatste bardienst.               Gerard antwoordt dat er geen sleutel meer nodig is om af te kunnen sluiten en dat er nog instructies zullen volgen.

- Alex merkt op dat er bij tennisbaan 6 een kuiltje ligt, waarop Yvonne uitlegt dat dit gemeld kan worden bij de                                                   accomodatiecommissie middels het invullen van de “klussenlijst” die in de keuken hangt.

- Als laatste komt Henk Cissen aan de beurt. Henk heeft geen vraag, maar geeft aan dat hij vanaf 1 februari 2025 graag wil                       aansluiten bij de accomodatiecommisssie. Uiteraard gaat Wim Verburg hiermee akkoord.

10.        Sluiting

Om 21.20 uur bedankt de voorzitter, Yvonne Kooijmans, alle leden voor hun aanwezigheid

en bijdragen en sluit hiermee deze Algemene Ledenvergadering.

Graag tot de volgende Algemene Ledenvergadering op dinsdag 27 mei 2025!